Cierre del ejercicio: qué revisar en tu ERP antes del 31 de diciembre

Diciembre es el mes en que muchas pymes del Corredor del Henares descubren que su programa de gestión no refleja del todo la realidad: facturas sin conciliar, stock que no cuadra con el almacén, clientes duplicados o pagos registrados dos veces. Nada de esto es grave si se detecta a tiempo, pero sí lo es cuando aparece en enero, con las declaraciones anuales encima y la asesoría pidiendo datos con prisa.

Por eso conviene dedicar unas horas de noviembre y diciembre a revisar el ERP con método. En este artículo te proponemos una lista de comprobación práctica, pensada para empresas y autónomos de Alcalá de Henares, Torrejón de Ardoz, Coslada o Guadalajara que gestionan su facturación, compras e inventario con un sistema como Odoo u otro similar.

Por qué el cierre empieza ahora y no el 31 de diciembre

El cierre contable no es un trámite de un día: es el resultado de que todo lo registrado durante el año sea correcto. Si esperas al último día, cualquier error obliga a rehacer asientos, emitir rectificativas o pedir documentación a proveedores en plenas fiestas. Además, los datos del año alimentan obligaciones muy cercanas en el calendario:

• Modelo 347 (declaración anual de operaciones con terceros): según la Agencia Tributaria, se presenta durante el mes de febrero y recoge las operaciones del año natural anterior.
• Deben declararse las personas o entidades con las que hayas superado 3.005,06 euros de operaciones en el año, tal y como detalla la AEAT en sus instrucciones.
• Las autoliquidaciones del último periodo y los resúmenes anuales se preparan en las primeras semanas de enero, con los mismos datos que hoy tienes en el sistema.

Si el NIF de un cliente está mal escrito o un proveedor aparece dos veces en tu ERP, el modelo 347 saldrá mal. Corregirlo ahora cuesta minutos; hacerlo en febrero, mucho más.

Checklist de revisión en tu ERP

Estos son los puntos que suelen concentrar los descuadres de fin de año:

• Clientes y proveedores: elimina o fusiona duplicados y revisa que NIF, razón social y dirección fiscal estén completos. Es la base de cualquier declaración informativa.
• Facturas emitidas: comprueba que la numeración es correlativa, que no hay borradores olvidados y que las rectificativas están vinculadas a la factura original.
• Facturas recibidas: verifica que todas las compras del año están registradas y que el IVA soportado está bien clasificado (deducible o no).
• Conciliación bancaria: cuadra los extractos de todos los bancos y tarjetas hasta la fecha. Los cobros y pagos sin conciliar son la causa más habitual de saldos irreales de clientes y proveedores.
• Cobros pendientes: revisa la antigüedad de la deuda de clientes y decide qué reclamar antes de fin de año.
• Inventario: si vendes producto, planifica un recuento físico y ajusta en el sistema las diferencias, roturas o mermas para que el valor del stock sea real.
• Activos y amortizaciones: confirma que los equipos, vehículos o mobiliario comprados este año están dados de alta y amortizándose.

Cuánto tiempo debes conservar la información

El cierre también es buen momento para ordenar el archivo. La Agencia Tributaria recuerda que el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes durante seis años desde el último asiento, y que el plazo de prescripción para que Hacienda determine una deuda tributaria es de cuatro años. Son plazos distintos, y lo prudente es aplicar siempre el más largo.

Un ERP bien configurado facilita mucho esta obligación: los documentos quedan adjuntos a cada factura o asiento, con copias de seguridad, y no dependes de carpetas en un ordenador o de cajas de papel en la trastienda.

Errores habituales que conviene evitar

• Cerrar el año con borradores abiertos: pedidos, albaranes o facturas sin validar que luego nadie recuerda.
• Usar el ERP solo para facturar: si compras, bancos e inventario se llevan aparte en hojas de cálculo, el cierre exige cruzar datos a mano y los errores se multiplican.
• No dejar rastro de los ajustes: cualquier corrección de stock o de saldos debe quedar documentada con su motivo.
• Dejar la revisión para la asesoría: tu gestoría puede detectar errores, pero quien conoce las operaciones eres tú. Un sistema ordenado reduce consultas, tiempo y coste.

Si este año has sufrido el cierre más de la cuenta, quizá sea el momento de plantear mejoras para el próximo ejercicio: automatizar la conciliación bancaria, conectar tienda online y almacén o preparar el sistema para la factura electrónica.

Información general actualizada a octubre de 2026. No sustituye al asesoramiento jurídico ni a la consulta del texto normativo vigente.